Los procesos de fabricación de una empresa requieren de una organización que se halle estructurada de la mejor manera posible. Solo de esta forma, se podrá disfrutar de un mayor rendimiento y una productividad mucho más eficiente. Afortunadamente, en la actualidad contamos con una serie de herramientas de gestión empresarial enfocadas directamente a este asunto.

Una de estas herramientas más populares y de la que ya hacen uso miles de compañías en todo el mundo es el sistema kanban. Una metodología de trabajo que tiene como principales objetivos dar a conocer de forma directa la situación actual de un proyecto, en qué fase se encuentra y cuáles son las tareas que se están llevando a cabo en él.

El funcionamiento del sistema Kanban

En realidad, el sistema Kanban lo que hace es controlar el flujo de trabajo de una empresa a tiempo real. A través de un tablero de gestión, podemos ver las tareas que se están realizando en ese momento. Algo que podemos ver más claramente en el siguiente ejemplo.

Imaginemos un tablero Kanban dividido en tres secciones diferentes: Por Hacer, En Proceso, Hecho. Los distintos operarios que estuvieran utilizando en la nube este tablero irían colocando las diferentes tareas en los apartados correspondientes. De esta sencilla manera se podría analizar la situación real de un proyecto y, en consecuencia, tomar las decisiones más oportunas.

Es evidente que cada uno de estos tableros se pueden personalizar en función de las necesidades y circunstancias de cada uno. Una forma de mapear todos los procesos que se están llevando a cabo en la empresa.

El sistema Kanban lo que nos permite, además, es poder detectar dónde se hallan los problemas que están ralentizando un trabajo. Al mismo tiempo, es la solución perfecta y más eficaz para controlar cualquier proceso de producción y conocer de primera mano las tareas que está realizando cada uno.

Un simple vistazo a este sistema nos hará ver si el equipo de trabajo está realizando muchas tareas a la vez, cuáles son las que hay llevar a cabo en primer lugar o en qué elementos hay que concentrar la atención para acelerar el proceso y ganar en productividad.

Ni que decir tiene que al tener los operarios de una cadena de producción acceso a un tablero de este tipo, las ventajas serán notables.

Kanban y el sistema GTD

Para potenciar todas estas cualidades de Kanban, tenemos la posibilidad de combinar este método con el sistema GTD (Gettings Thing Done). Creado por David Allen, se trata de un sistema de productividad personal formado por una serie de reglas y procedimientos. El objetivo fundamental del sistema GTD es organizar y aprovechar el tiempo con la mayor eficacia posible. O lo que es lo mismo: tener la mente más libre y despejada para poder hacer más y mejores tareas.

Un sistema que se basa en 5 pasos fundamentales:

• Recopilar o capturar: apuntar lo que se nos pase por la cabeza
• Procesar o aclarar
• Organizar: destinar cada cosa a su lugar adecuado
• Evaluar y revisar: decidir qué se va a hacer en primer lugar
• Hacer

El sistema GTD nos servirá para recordar las cosas que tenemos que hacer cuando precisamente haya que hacerlas. Una metodología práctica que cuando la logramos combinar con el sistema Kanban se potencia el rendimiento y la productividad en el trabajo.

GTD es, por tanto, un sistema que sirve como método de organización de tareas. Su único fin es mejorar la productividad, lo que se traduce en un mayor rendimiento y una óptima satisfacción tanto de la cadena de producción como de los potenciales clientes.

En definitiva, Kanban es un sistema perfecto para cualquier proceso productivo. Su metodología consiste en colocar en un tablero con columnas el flujo de trabajo y el volumen de tareas para que aparezcan ordenadas y todos sepamos qué se está haciendo en cada momento y quiénes lo están llevando a cabo.