Qué es la destrucción confidencial de documentos

En la actualidad, prácticamente todas las organizaciones y empresas gestionan información de carácter reservado, que requiere de un tratamiento específico. Debido a lo anterior, la destrucción confidencial de documentos se ha convertido en una práctica esencial para garantizar la protección de información sensible de ser utilizada de manera inapropiada.

A continuación, conoceremos de qué trata el proceso de destrucción de documentos y la importancia de realizar este procedimiento cumpliendo con lo establecido en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, vigente actualmente en el territorio español.

¿Qué es la destrucción confidencial de documentos?

La destrucción confidencial de archivos es un proceso mediante el cual se elimina de forma segura y permanente la información almacenada, tanto en papel como en formatos electrónicos, cuando ésta contiene datos personales, financieros o comerciales sensibles.

Esta información puede incluir datos importantes como números de seguridad social, información financiera, contraseñas o registros médicos, entre otros. Para la gestión de residuos hay que cumplir algunos parámetros de seguridad que eviten un posible acceso no autorizado a información confidencial.

Importancia de la destrucción confidencial de documentos

La importancia de destruir archivos confidenciales radica en los siguientes aspectos:

• Al destruir de forma segura los documentos que contienen información sensible, se evita que caigan en manos equivocadas, protegiendo la privacidad de las personas y la seguridad de la organización.
• En España está vigente la  Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Las empresas y organizaciones que manejan de forma inadecuada la información de los usuarios, se exponen a multas significativas y daños a su reputación.
• Evita que se produzcan situaciones como robo de identidad y fraude, dos delitos cada vez más comunes en la sociedad moderna. La destrucción confidencial de documentos evita que la información personal de los usuarios sea utilizada para cometer delitos.

Confíar el proceso a expertos

Para destruir archivos e información confidencial, el recurso más común ha sido la adquisición de una trituradora de papel. No obstante, este método no ofrece suficiente eficiencia y supone riesgos reales para la organización.

Lo ideal sería confiar en la experiencia de una empresa especializada en la destrucción de documentos. Entre los servicios ofrecidos por este tipo de empresas se suele encontrar lo siguiente:

• Destrucción periódica. Se instalan contenedores en la empresa, los cuales son retirados periódicamente para su posterior destrucción.
• Destrucción puntual. Retirando archivos específicos y el producto de expurgos, evitando la acumulación de documentos sensibles.
• Vaciado de oficinas. Retiro de cualquier clase de mobiliario de oficina para su posterior destrucción o su movilización segura a otra sede.
• Destrucción de equipos informáticos. Eliminación de material informático obsoleto, como discos duros, disquetes, CD, cintas backup o DVD, cumpliendo la normativa vigente respecto a la disposición de residuos.
• Servicio de gestión de residuos. También cabe la posibilidad de ofrecer el retiro de cualquier desecho ordinario categorizado como no peligroso, incluyendo papel, cartón, plástico, madera, etc.

Por supuesto, todo lo anterior debe ser realizado con respeto absoluto a la legislación vigente en España referente a la protección de datos.