Claves de una Pyme para ahorrar en la compra de material de oficina y papelería

Las pequeñas y medianas empresas requieren un cuidado extremo de sus finanzas para poder mantenerlas saludables. El uso inadecuado del material para la oficina y realizar la compra de los mismos en proveedores que no ofrecen condiciones apropiadas pueden ser los errores más comunes que suelen cometer las Pymes cuando se surten de material de oficina.

Hoy vamos a contarte cuales son las claves que una Pyme necesita conocer para ahorrar al momento de comprar material de oficina y papelería.

Mantener el control y la organización

Lo primero que deberá hacer la empresa es realizar un análisis exacto que lleve a determinar cuál es la necesidad de los artículos de papelería en cuanto a cantidad mensual y anual.

En este análisis, se deben incluir todos los ítems que se utilicen regularmente y proyectar su gasto a lo largo de un año. Esta información es importante, porque permite mantener un control mucho más estricto del gasto en insumos y de ese modo es posible planificar de forma efectiva la manera en que se distribuirá dicho insumo, su periodicidad y otros parámetros para controlar su uso.

Realizar una compra completa

Por lo general, es mucho más recomendable que las pequeñas y medianas empresas realicen una o dos compras anuales, en base a su planificación y organización prospectada para un año. Realizar solo una compra general, coloca a la empresa en mejor posición para negociar mejores porcentajes de descuento ante el proveedor.

Utilizar tiendas online especializadas también es una excelente manera de ahorrar, ya que se puede planificar una compra integral de todos los elementos necesarios y los mismos serían despachados a la empresa de forma rápida, asegurando un buen descuento y ahorro en los gastos de movilización.

En este sentido, es importante también tener presente la selección del proveedor. Hay plataformas como 20 Mil Productos, que se posiciona como una de las tiendas más completas de España y además tiene unos de los precios más ajustados (y envío gratis en compras superiores a 34€), lo que resulta bastante conveniente para optimizar el presupuesto operativo de una Pyme.

Usar de forma inteligente

Aunque esto puede sonar un poco obvio, en realidad es muy fácil perder el control de los recursos, sobre todo de los elementos de oficina que, erróneamente, no suelen considerarse un asunto importante.

Es necesario ser estricto en la entrega de materiales y aplicar algunos trucos que permitan minimizar el gasto. Ahorrar en papel es fundamental porque es uno de los artículos de papelería más utilizados, de modo que es importante reutilizarlo cuando sea posible.

Guardar de forma correcta el material que por sus cualidades sea susceptible al daño es otro asunto al cual se debe dar la importancia que corresponde, ya que dejar artículos expuestos al daño ocasiona pérdida de dinero.

Finalmente, instruir a los miembros del personal para que los mismos hagan un uso correcto de los materiales de oficina es fundamental, ya que de esa forma se puede evitar las pérdidas innecesarias.