La gestión documental entre las tendencias con más ventajas para las empresas en 2018

La constitución y administración de una empresa es un tema de suma importancia, y más en la sociedad actual en la que se manejan grandes volúmenes de información. Para tener éxito en el mundo empresarial, uno de los más competitivos, es necesaria la implementación de ciertas herramientas que hagan más fácil y eficiente cada uno de los procesos; este es el caso de la gestión documental.

Muchos expertos opinan que una empresa que no tenga este tipo de política, no tendrá un desarrollo eficaz. No en vano se la considera como imprescindible, prácticamente una regla de oro, aunque no esté escrita, y su implementación resulta más que evidente en la industria.

Esta poderosa herramienta de gestión cuenta hoy en día con bases sólidas; es decir, las empresas han entendido que no utilizarla supone un atraso en sus procedimientos administrativos. Es por ello que se encuentra entre las tendencias que se seguirán aplicando el próximo año.

Esta especie de base de datos no solo funciona como una “nube” para almacenar archivos, sino que permite a los gerentes y trabajadores de los distintos departamentos de una empresa gestionarla; desde facturas, documentos legales y todo tipo de oficios digitales.

Lo que opinan los expertos

Los DMS (Document Management System) acompañan un archivo desde su creación, edición y gestión hasta el archivado. Un experto en el área, Ricardo Regojo, destaca que, a pesar de su relevancia, muchas pequeñas y medianas empresas aún no exploran sus beneficios, sino que tienden a ser utilizados principalmente por las grandes compañías.

Sin embargo, las ventajas de contar con estos sistemas van más allá del almacenamiento o archivado. Se trata de tener todos los documentos importantes ordenados, controlados y centralizados, además de seguros.

Una de las empresas líderes en el área de los DMS, Ser Solutions, destaca en su web que estos facilitan la creación contextual, administración y ediciones paralelas y, a su vez, permiten la búsqueda avanzada y eficaz de documentos “vivos”, lo que es aplicable en todos los niveles de la administración.

Ralf Stiegelmeier, manager de Iberia & Latam de SER Solutions, considera que la gestión documental ha evolucionado mucho a lo largo de los años y que va acrecentándose, incluyendo cada vez más elementos para mejorar el desempeño y optimizar los procesos. Incluso se incluye la accesibilidad desde cualquier lugar y desde una gran variedad de dispositivos. Se puede ampliar información aquí: https://www.ser-solutions.es/productos-soluciones/gestion-documental-dms.html

Estos software de gestión documental, según el portavoz, son parte de un mercado dinámico que cada vez está en mayor crecimiento. Además, aseguró que se espera que en un futuro estas tecnologías puedan adelantarse a las expectativas de los usuarios.

Para Stiegelmeier, esta herramienta se aplica de forma diferente en las Pymes y grandes empresas. Estas últimas, según el experto de Ser Solutions, demandan soluciones documentales globales, basándose en funcionalidades; mientras que las Pymes tienen necesidades más relacionadas con el cloud o nube.

Muchas ventajas, poco en contra

Aparte del archivado y gestión de documentos dentro de una empresa, ya sea pequeña, mediana o grande, un sistema de gestión de documentos posibilita la búsqueda rápida de archivos. La mayoría cuenta con instalaciones de recuperación, en el caso de que ocurra algún imprevisto.

El archivado limpio y a prueba de errores, así como la integración, por supuesto, son unos de sus más grandes atributos. Es factible procesar información de manera no secuencial y con un proceso transparente.

Desde su creación, un documento puede ser compartido y modificado por quienes tengan acceso a él. En otras palabras, admite la gestión de plantillas, ediciones y realización de anotaciones en los documentos, así como el fácil intercambio entre cada una de las etapas de revisión y autorización en cada uno de los departamentos.

Asimismo, se puede emplear para personalizar los documentos que salen de la empresa, como facturas electrónicas, formularios, escritos y cualquier otro. En ese sentido, hay que recordar que estos cuentan con altos protocolos de seguridad y sistemas de cifrado SSL, que blindan tanto los procesos de recepción como de creación y archivado de cualquier elemento electrónico.

Una oficina sin papel, eso es lo que ofrecen los sistemas de gestión documental. Son formas económicas y eficientes de gestión de cualquier archivo. Y, aunque a simple vista pueda parecer que una empresa no necesita imperativamente un DMS, la realidad es que solo a través de ellos es posible conseguir una gestión eficaz de la cantidad masiva de documentos de todo tipo que se generan en cualquier compañía.