Secretaria Virtual: qué es y cómo te ayuda en tu empresa

El entorno empresarial ha cambiado de forma radical durante los últimos años, especialmente los últimos dos, debido principalmente a la emergencia sanitaria y su impacto en la forma de trabajar. El auge del teletrabajo permitió el posicionamiento de nuevos servicios diseñados para solventar problemas habituales entre emprendedores y personas que gestionan empresas desde su oficina en casa.

Uno de estos ha sido el Servicio de Secretaria Virtual. Ahora que muchos propietarios de negocios han establecido oficinas en casa, el formato papel tradicional de la secretaría en la oficina ha mutado al teletrabajo, siendo posible que cualquiera pueda tener un servicio de secretaría virtual ajustado a la cantidad de tareas realizadas y el nivel de responsabilidad.

Empresas como Secretarycall se especializan en proveer el servicio de secretaria virtual, algo que se ha convertido en gran ayuda para todas las empresas cuyos directivos tienen la necesidad de disponer de tiempo libre para ocuparse de tareas prioritarias y requieren de apoyo en algunas labores cotidianas.

¿Qué es una secretaria virtual?

Una secretaria virtual es una persona que trabaja de manera independiente ofreciendo servicios asistenciales y administrativos de manera remota, utilizando internet como principal herramienta de trabajo. Tiene la capacidad de cumplir con las mismas funciones que realizaría un secretario dentro de una oficina, por ejemplo gestionar correspondencia, atender llamadas telefónicas, etc.

La diferencia radical es que las secretarias virtuales no necesitan estar presentes en oficinas de la empresa, pues pueden cumplir con sus obligaciones desde su propia oficina en casa, aprovechando diferentes herramientas tecnológicas tanto propias como provistas por el cliente para el cual se encuentran trabajando.

¿Cuáles son las labores que puede desempeñar una secretaria virtual?

Normalmente, las tareas de una secretaria virtual suelen ser administrativas, pero la realidad es que dependiendo de la persona contratada y sus necesidades, pueden llegar a cumplir una serie de labores bastante amplia, incluyendo:

• Gestionar agenda, citas, contactos…
• Responder emails.
• Redactar correspondencia.
• Organizar y archivar documentos.
• Realizar cobros y pagos.
• Atender llamadas telefónicas.
• Realizar reservas de hotel, vuelos, alquilar vehículos…
• Manejar presupuestos.

Ahora bien, ¿Qué tareas no corresponden al trabajo de un servicio de secretaría virtual? Debido a la naturaleza de su trabajo y el hecho de utilizar canales online, muchas personas confunden a los secretarios con otros perfiles profesionales, pero la realidad es que una secretaria virtual no realiza ninguna de las siguientes tareas:

• Realizar páginas web
• Gestionar Redes Sociales y/o estrategias de marketing digital
• Marketing telefónico
• SEO/SEM

Una secretaria virtual puede ayudar a tu empresa en todas sus labores cotidianas, ya que su finalidad es ayudar a que la gerencia o el dueño del negocio libere tiempo para cumplir con tareas fundamentales para el buen funcionamiento de su negocio y tenga la oportunidad de conciliar su vida laboral y empresarial con su vida privada.

Si usted se encuentra fuera de casa o negocio, el servicio de secretaría puede encargarse de manejar todas las tareas cotidianas de la empresa que le sean asignadas y tengan relación con el aspecto asistencial y administrativo.