¿Es mejor tener una facturación electrónica?

La facturación es una de las obligaciones fiscales de todas las empresas y comercios que, para poder realizar sus operaciones de forma legal, deben poder demostrar el origen de sus fondos frente a la legislación española y realizar el pago correspondiente de los impuestos. Asimismo, las facturas sirven como comprobante de pago en caso de que tus clientes inicien un reclamo. Contar con un sistema de facturación y conocer su funcionamiento es el primer paso para dar comienzo a una empresa.

Tipos de facturas

Una factura justifica la venta de productos o la prestación de servicios mediante un comprobante que, en nuestro caso, se ajusta a las normas vigentes de la legislación de España. Algunos regímenes especiales de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) no requieren facturas, pero si un cliente la solicita debes estar preparado para emitir una.

En España se utilizan cinco tipos de facturación:

• Factura simplificada: Es la factura emitida por la Agencia Tributaria para sustituir a los tickets.
• Factura electrónica: Es una factura en formato digital que sustituye a la de papel.
• Factura rectificativa: Es una factura que se emite para subsanar algún error en otra factura original.
• Factura recapitulativa: Es un conjunto de facturas que agrupa los distintos comprobantes de un mismo cliente.
• Factura proforma: Es una factura informativa que no tiene validez fiscal.

Facturas electrónicas

Las facturas electrónicas serán indispensables si nuestro negocio es un comercio online que realiza sus transacciones por Internet. Sin embargo, si tenemos un negocio físico también pueden ser recomendable sustituir el formato en papel por este formato digital. ¿Qué beneficios trae emitir facturas electrónicas?

• Reduce los gastos asociados a la facturación. Al emitir las facturas online, los costos de impresión y almacenamiento se reducen, ya que todo se realiza en un dispositivo móvil. Asimismo, el tiempo que lleva completar la factura y entregársela al cliente es más corto, ya que este proceso se realiza a través de correo electrónico o un portal en línea. Por último, las tareas administrativas se simplifican, dejando lugar a otras tareas más importantes.
• Mejora la atención al cliente. Contar con un portal donde el cliente pueda consultar sus facturas o tenerlas directamente en su bandeja de correo electrónico significa que el tiempo requerido para acceder a un comprobante será menor y, por lo tanto, se brindará un mejor servicio.
• Minimiza los errores al generar los comprobantes. No tener que completar las facturas manualmente hacen que se reduzcan considerablemente los errores y las maneras de corregirlos. Además, las facturas se almacenan en un servidor, sin ocupar espacio físico, permitiendo llevar un mayor control de la facturación. Buscar un comprobante en particular será mucho más sencillo.

Emprender un nuevo negocio nunca es tarea fácil. Sin embargo, la tecnología está a nuestra disposición para facilitarnos el trabajo; solo es cuestión de hacer uso de ella. Conocer más sobre la facturación y las opciones disponibles facilitará nuestra inmersión en el mundo de los negocios.