11 Claves para organizar un evento con éxito

Organizar un evento implica, por lo general, una gran responsabilidad y se puede llevar a cabo de mejor forma si se realiza de manera bien organizada, asegurándote previamente de que estás considerando todos los factores.

A continuación, te presentamos 11 elementos importantes acerca de cómo realizar un evento exitoso.

Cómo realizar un evento exitoso

Planear es esencial

Lo primero, es comenzar por una buena planificación de todos los pormenores de tu evento, incluyendo una lista de objetivos a cumplir. También resulta esencial considerar el presupuesto disponible, para poder definir el coste y asegurarte de que hay presupuesto suficiente para poder abarcar todo lo que pretendes.

El lugar

Uno de los elementos más importantes es el lugar donde se realizará el evento. El lugar del evento no solo debe tener capacidad para que acoger cómodamente a todos los invitados, sino también debe ser lo más accesible posible, porque la distancia es un factor que puede afectar a la asistencia.

No basta con ver fotografías atractivas del lugar, lo mejor es visitarlo personalmente para asegurarse de que cumpla tus expectativas y cuente con todos los requerimientos necesarios de acuerdo a tu tipo de evento.

Música y luces

También puedes contratar tu DJ, pues la música y un buen equipo de audio son esenciales, para amenizar cualquier tipo de evento y para que a través del sentido del oído, puedes comenzar a relajar y ambientar a tus asistentes. De modo que tu evento mantenga el tono que estás buscando y los invitados se lleven una grata impresión que les permita mantener el evento en su memoria.

Un servicio profesional debe estar actualizado con los temas del momento y tener capacidad para adaptarse a tu estilo. Además, deberás asegurarte de que tenga una buena iluminación y efectos especiales para dar a tu evento una imagen profesional y atractiva.

Detalles de tecnología

Asimismo, es importante asegurarte de que tienes a tu disposición la tecnología que necesitas para el evento. Una red wifi puede ser de gran utilidad para que, de forma más fácil, se puedan compartir imágenes al momento en redes sociales. También es posible que necesites un proyector o algún otro elemento complementario, por lo que, si el lugar no cuenta con estos dispositivos, será importante buscar cómo solventarlo.

Catering

Por más sencillo y rápido que pueda ser tu evento, necesitarás el apoyo de algún servicio profesional de catering. La mayoría de lugares te ofrecerán esta opción. No obstante, también puedes encargarte de esto de manera externa. Para ello, trata de considerar la variedad de gustos y también te resultará de utilidad probar previamente la calidad de las bebidas y alimentos, para asegurar de mejor forma que puedan cumplir las expectativas de tus invitados.

Personal

Te puede ahorrar muchos dolores de cabeza asegurarte de que cuentas con el personal suficiente para el cumplimiento de todos tus objetivos. Recuerda también factores como la seguridad o las actividades para los niños, para ello, puedes contratar a personal para que ellos se encarguen de esto y te permitan enfocarte durante el evento en disfrutar y cumplir tus objetivos.

Un ensayo

Si se trata de una presentación o algún tipo de evento formal, también te será de gran utilidad hacer previamente un ensayo del evento. Esto te puede ayudar a vislumbrar detalles que se pueden mejorar y, haciéndolo de esta forma, tendrás margen para hacer los ajustes pertinentes.

Accesibilidad

Recuerda que se deben contar con instalaciones con accesibilidad suficiente para todos tus invitados, ya que esto puede ser objeto de críticas, más aún si es un evento abierto o empresarial. Por otro lado, también será importante que te asegures de que no se cobre el estacionamiento, dado que de lo contrario comenzarás a generar una predisposición negativa en tus invitados desde la llegada.

Actividades lúdicas para todos

Ten en cuenta, que tus invitados no están esperando solo un lugar para sentarse y beber. El hecho de tener diversas actividades lúdicas disponibles será un factor para mantenerlos de buen humor.

Registro

Todo evento, sea una fiesta, una conferencia o una exposición, implica un esfuerzo importante. Por tanto, será de gran utilidad tener un registro fotográfico y de vídeo para que estos momentos perduren y también se le pueda dar mayor proyección a tus logros.

Sé creativo

Finalmente, recuerda que contar con un protocolo o programa también te ayudará a tener una guía para asegurarte de que se cumplan todos los objetivos que tenías planeado, aunque si aportas tu toque creativo en el diseño y realización del evento, también estarás marcando una diferencia que te permitirá dejar una huella inolvidable en tus invitados.