Los software de gestión documental, un elemento esencial en las PYMES

En un ecosistema empresarial tan competitivo como el actual en el que las empresas tienen que realizar todo tipo de esfuerzos para mantenerse y crecer, se hace necesario la existencia de determinados mecanismos de gestión a nivel interno. Estos mecanismos de gestión permiten incrementar la productividad de las empresas y contribuye a su correcta administración.

Uno de los mecanismos de gestión internos más importantes son los gestores documentales, que permiten sobre todo la correcta gestión y administración de la documentación legal fundamental para la actividad de las pequeñas y medianas empresas. Un gestor documental o software de gestión documental en la nube contribuye además a alcanzar el concepto de la oficina sin papel, un método de gestión que disminuye el papel en la gestión documental gracias al uso del software.

En la actualidad existen gestores documentales que además están pensados para automatizar el cumplimiento de la ley que se hace necesario sobre los ficheros relacionados con la prevención de riesgos laborales. En cualquier caso, entre las funciones del gestor documental más interesantes destacan por su importancia las que se muestran a continuación.

Funciones de un gestor documental

Clasificación y archivo de documentos

Un software de gestión documental tiene como principal función archivar los documentos de las empresas de una forma organizada que permita su localización cuando sea necesario acceder a ellos. Esto facilita tener siempre a mano cualquier documento gracias a sistemas de clasificación sencillos e intuitivos. Es sin duda la función más interesante y que resulta determinante a la hora de elegir un software de gestión documental u otro.

Multiplicidad de usuarios

En cualquier PYME son muchos los usuarios que necesitarán con mayor o menor frecuencia acceder a documentos de la empresa. Este tipo de software permite añadir cuantos usuarios sean necesarios con niveles de permiso de acceso y gestión de documentos propios en función del rango dentro de la organización. Esto contribuye a que la gestión de la documentación no dependa únicamente de una persona.

Acceso fácil

Este tipo de softwares son una plataforma de fácil acceso en la que cada empleado tendrá un usuario y contraseña y a la que se puede acceder desde cualquier ordenador con conexión a Internet. 

Sistema de avisos automatizado

En el caso de que algún documento o archivo guardado en la plataforma se acerque a su caducidad, el usuario recibirá un correo electrónico gracias a su sistema de avisos. Con esto se logra evitar el uso anticuado de calendarios o alarmas externas.

Cumplimiento de la ley

El cumplimiento de la ley en lo referente a la prevención de riesgos laborales es quizás un aspecto de los más importantes dentro de una PYME. Un software de gestión documental puede ayudar a las empresas con este cumplimiento, ya que permite tener al día toda la documentación que se necesita en la coordinación de las actividades. 

Uso seguro

Los archivos subidos a la plataforma están disponibles de forma permanente todos los días del año de forma 100% segura. Se almacenan en un servidor con copia diaria. 

Múltiples ventajas para las empresas

La automatización de cumplimientos legales y el funcionamiento automático del sistema de archivos facilitan el día a día en cualquier empresa, aunque para ello hay que elegir un software de gestión documental que vaya más allá del simple almacenaje. 

Otras ventajas muy interesantes de un software así son la posibilidad de buscar los archivos y documentos por títulos gracias a sus filtros, el mantenimiento de un orden lógico a pesar de que crezca de forma continua, el funcionamiento online sin necesidad de descargas de programas o la comprobación automatizada de los documentos.

Como se puede apreciar, son muchas las funciones que llevan a cabo este tipo de software de gestión documental. Su uso en pequeñas y medianas empresas contribuye directamente en el incremento de la productividad y la eficiencia de los empleados además de asegurar el cumplimiento de la ley, como puede ser el caso de la prevención de riesgos laborales. 

Sus múltiples ventajas garantizan la rentabilidad de la inversión y por ello son cada vez más las empresas que utilizan este tipo de plataformas en su operativa diaria. El software de gestión documental se ha convertido en un elemento esencial en las PYMES y su importancia es cada vez mayor.