Tips para organizar un evento para tu empresa

La organización de eventos no es una tarea sencilla. Requiere, en primer lugar, de un equipo profesional con suficiente experiencia en el tema y disponer de una red de contactos o proveedores de servicios que se encarguen de cumplir cada paso a lo largo del proceso y que aseguren que la empresa pueda cumplir con sus objetivos.

Con la ayuda de la Agencia Ego, mejor agencia promotoras en Madrid, te ofrecemos algunos tips indispensables para la organización de eventos para tu empresa. Información que te ayudará a planificar eventos exitosos y reducir la cantidad de errores comunes que suelen cometer los organizadores novatos.

Define el objetivo

No todos los eventos son iguales, por lo tanto, no todos se ejecutan en base a las mismas estrategias. Es necesario definir los objetivos a alcanzar con el evento de forma pormenorizada y, a partir de esta información, planificar el concepto, la duración, el diseño de la sala, la restauración y todo el resto de elementos incluidos en la puesta en marcha.

Planificación

La planificación debe contemplar asuntos como la logística, la promoción del evento, la red de proveedores y otros detalles. El documento de la planificación deberá entregarse a todos los involucrados en el proyecto con el objetivo de que el equipo pueda tener una visión global de lo que se busca alcanzar.

Elaborar presupuesto

El paso siguiente será la elaboración del presupuesto. Para esto, es necesario definir la lista de tareas y solicitar precios a la red de proveedores para posteriormente optimizar el presupuesto, recortar gastos o ajustarlos de ser necesario y proceder a la contratación y el cierre de contratos, algo que debe realizarse con suficiente antelación con respecto a la fecha del evento.

Selección de proveedores

Con el presupuesto en mano, podemos iniciar las negociaciones con los proveedores. Dependiendo del tipo de evento, puede ser necesario contratar una azafata de imagen y otros servicios adicionales clásicos de los eventos corporativos. Existen agencias especializadas en esta clase de servicio, como es el caso de Agencia Ego, especialistas en activación de marcas.

Comunicación del evento

El evento es el centro de la atención, pero no es el único protagonista. Antes, durante y después del evento, será necesario generar un flujo de información dirigida tanto al público objetivo, como a los recursos internos, para lo cual es necesario contar con una empresa especializada en marketing y comunicación.

Trabajar con empresas especializadas

Lo mejor que podemos hacer para garantizar el éxito de un evento es confiar en los servicios profesionales de empresas con especialización en eventos corporativos, especialmente en temas como la decoración, los equipos tecnológicos y el catering, elementos fundamentales para que toda la programación se desarrolle sin inconvenientes.

Obtener feedback

Finalmente, es clave conseguir retroalimentación de parte de los asistentes y los medios de comunicación acerca de la organización del evento. De esta forma, podremos aprender de los errores cometidos y plantear soluciones apropiadas en la siguiente ocasión en que sea necesario organizar un evento empresarial.