Cualquier mudanza es un proceso estresante, lleno de inconvenientes y profundamente incómodo. Pero de todos los escenarios posibles, el que implica un cambio de sede de una empresa en activo es, con seguridad, el más difícil de asumir.
Búsquedas de alquileres más económicos, crecimiento de la plantilla o compra de un inmueble son algunos motivos que obligan a las compañías españolas a buscar una empresa de mudanza de oficinas y a plantear este traslado, que debe hacerse conforme a dos objetivos principales:
- No interrumpir por demasiado tiempo la actividad comercial.
- No perder ni perjudicar mobiliario, especialmente el que contiene información clave para la compañía.
Para lograrlo, la mejor opción es confiar en empresas de mudanzas que en su equipo cuenten con personal habituado a realizar este tipo de traslados. Estos profesionales son los más adecuados para entender las necesidades del cliente y adaptar la mudanza al calendario de actividad de la compañía.
Son muchas las cosas a tener en cuenta en una mudanza de oficina. Los especialistas del sector ofrecen una serie de claves que pueden servir como orientación inicial para elegir al equipo más capacitado para llevarla a cabo:
Contenido
Planificación adaptada
Una mudanza de un hogar suele responder a unas características muy distintas a las de una empresa respecto al calendario.
En el caso de las casas, generalmente el cliente va a querer hacerla rápido y de una, en cuanto el destino de los muebles esté preparado.
En el caso de las empresas, la cosa puede ser muy distinta. Es probable que la dirección desee no interrumpir la actividad, por lo que se buscará un fin de semana, un día festivo o una época en la que mucho personal esté de vacaciones y se reduzca la actividad.
También hay casos en los que los empresarios van a pedir que el cambio se haga por fases, equipo a equipo, para que la llegada a la nueva oficina no sea un auténtico caos.
Comunicación con los trabajadores
Generalmente, una empresa de mudanzas especializada va a solicitar que el cliente elija a un trabajador o directivo que actúe como vía de contacto y para la toma de decisiones.
De esta manera, se centralizan todas las comunicaciones para, así, no tener distintas respuestas a una misma pregunta, instrucciones contradictorias, etc.
Inventario
Ordenadores, discos duros, archivos… todo este material no solo es indispensable, sino que debe estar especialmente protegido y ser custodiado convenientemente.
Para ello, lo principal es que la empresa de mudanzas de oficinas realice un registro de bienes pormenorizado, que se cotejará al final del proceso.
En ese registro de bienes se puede establecer una jerarquía de importancia que incluya lo siguiente:
- Qué muebles y equipos deben estar operativos de inmediato.
- Cuáles deben ser trasladados con la máxima precaución para proteger los datos personales de clientes, proveedores, etc.
- Los que han de ser debidamente embalados porque son más frágiles, como lámparas, equipos informáticos, televisores, etc.
Con todo esto, se puede poner fecha a la mudanza y dar instrucciones al personal de la empresa para que todo el cambio se produzca de manera efectiva y esté todo listo para funcionar como el mecanismo de un reloj en el menor tiempo posible.
